На складе есть, но товар зарезервирован: что проверить до ответа покупателю с Авито

Фраза «в системе числится пять штук» ещё не объясняет, можно ли их продать. Часть может быть зарезервирована, ожидаться к поступлению или находиться на другом складе. Рекламная карточка и ответ менеджера должны опираться на согласованное значение наличия.

В справке МоегоСклада об отчёте остатков отдельно описаны фактический остаток, резерв, ожидание и доступное количество. Это первичный источник о конкретной системе. Формулу и смысл полей вашей интеграции проверьте отдельно, не предполагая одинакового расчёта во всех сервисах.

Крупный план

Число на складе и доступность - разные поля

Поля отчёта остатков

В публичном отчёте МоегоСклада видны раздельные колонки остатка, резерва, ожидания и доступности. Это демонстрационные данные конкретной системы, включая отрицательные значения; они не задают формулу вашей интеграции и не подтверждают наличие товара у продавца.

Источник: Справка МоегоСклада.

Какое количество вы обещаете клиенту?

Начните с коммерческого правила: что компания называет наличием и на каком этапе закрепляет товар за покупателем. Подтверждение заказа, предварительное обсуждение и ожидание оплаты могут иметь разный смысл в вашем процессе. Этот смысл должен знать сотрудник, который отвечает на Авито.

Запишите, какие склады участвуют в продаже. Если товар есть на удалённом складе, но не может быть выдан сегодня, не обещайте немедленный самовывоз. Количество и срок получения нужно объяснять вместе.

Проверьте четыре разных состояния

Уточните, какие события меняют каждое поле и кто отвечает за них. Если отменённый заказ продолжает удерживать резерв, простая смена текста объявления не устранит ошибку. Но и снимать резерв вручную без проверки обязательств нельзя.

Крупный план

Количество нужно отнести к нужному складу

Остатки по складам

В другом режиме того же отчёта МоегоСклада количество разнесено по складам. Это помогает объяснить, почему общий остаток и наличие в точке выдачи различаются. Публичные цифры не являются нашим складским учётом или обещанием срока перемещения.

Источник: Справка МоегоСклада.

Учебный пример свободного остатка

Представим магазин с двенадцатью единицами товара. Восемь закреплены за подтверждёнными заказами. По учебному правилу магазина новая продажа возможна только из четырёх оставшихся; ожидаемую поставку в свободное наличие здесь не включают. Числа и правило условные.

Если объявление и менеджер обещают все двенадцать, проблема возникает до разговора о цене. Нужно выяснить, какое поле использовано в публикации и когда оно обновилось. Если в учётной системе уже неверно снят резерв, исправление начинают там. Если источник верен, проверяют преобразование и передачу данных.

Этот пример не задаёт формулу для МоегоСклада или другой программы. Он показывает, почему сначала согласуют смысл числа, затем проверяют технический путь. Иначе автоматизация будет правильно передавать не то значение, которое нужно бизнесу.

Как проверить одну позицию по всей цепочке

Выберите товар с известным состоянием и устойчивым внутренним кодом. Сохраните вариант, склад, количество, связанные обязательства и момент проверки. Если состояние меняется быстро, сравнение вчерашнего отчёта с сегодняшним объявлением не даст точного вывода.

Затем найдите исходное поле, правило отбора и итоговую запись, если наличие передаётся через файл или интеграцию. Попросите ответственного объяснить, что происходит при изменении резерва. Не подменяйте эту проверку общим сообщением «синхронизация работает».

Порядок приёмки выгрузки есть в статье о файле автозагрузки. Здесь проверяется смысл именно свободного количества, а не полнота опубликованного каталога или возвращающаяся цена.

Крупный план

Происхождение количества проверяют по документам

Документы движения товара

Детализация МоегоСклада показывает документы поступления и даты складских операций. Такой разбор помогает искать источник числа. Дата документа сама по себе не подтверждает свежесть объявления, снятие резерва или успешную передачу данных на Авито.

Источник: Справка МоегоСклада.

Что делать при расхождении

Сначала ограничьте неподтверждённое обещание в ответе клиенту: назовите, что наличие уточняется. Затем назначьте человека, который сверит обязательства и источник. Если покупатель уже получил подтверждение, разберите конкретный заказ и согласуйте следующий шаг по действующим условиям.

После исправления проверьте тот же товар и другие позиции с тем же правилом. Сохраните результат после штатного обновления. Ошибка в общей формуле может затронуть больше товаров, чем заметил первый менеджер.

Как принять исправленный процесс

Сотрудник может объяснить, откуда взялось доступное количество, какие обязательства учтены и к какому моменту относится ответ. При отмене или новом заказе состояние меняется по понятному правилу. Если результат ещё не подтверждён, запись остаётся открытой.

Для разбора аккаунта подготовьте один обезличенный товар с расхождением и схему передачи наличия. Чужие клиентские данные и полный складской архив не нужны: полезнее проследить конкретное число от источника до обещания покупателю.

Частые вопросы

Физическое наличие разрешает обещать товар новому покупателю?

Сначала проверьте действующие обязательства и правило доступности компании. Сохраните результат проверки вместе с обращением в базе клиентов с Авито, чтобы другой сотрудник видел основание ответа.

Можно просто вычесть резерв из остатка?

Только если это утверждённый смысл полей вашей системы и процесса. Ожидаемые поступления, несколько складов и ограничения продажи могут требовать другого расчёта.

Отменённый заказ всегда освобождает товар автоматически?

Проверьте предусмотренный порядок и фактический результат отмены. Наличие кнопки или изменение одной записи не доказывает, что связанные обязательства сняты.