Бригады заняты, а заявки с Авито идут: как согласовать рекламу с загрузкой

Проблема может возникнуть и без увеличения бюджета. Спрос вырос, заказ затянулся, одна команда недоступна - календарь изменился, а объявление продолжает обещать прежний срок. Поэтому актуальную загрузку нужно передавать сотрудникам, которые принимают обращения и обновляют предложение.

Пример организации такого учёта описан в решении IS PORTAL для монтажных бригад. Это источник о возможностях конкретного продукта, а не рекомендация обязательного подключения. Предлагаемый ниже порядок можно сначала проверить в своём существующем календаре.

Крупный план

Свободный ресурс ещё не означает готовую бригаду

Типы ресурсов в онлайн-записи

Фильтр Битрикс24 разделяет специалиста, автомобиль, помещение и доставку. Это пример учёта разных ресурсов; наличие свободного специалиста в календаре не подтверждает его квалификацию или готовность к вашей работе.

Источник: Справка Битрикс24.

Что считать доступной мощностью?

Считайте не все рабочие часы сотрудников, а время команд, которые способны выполнить конкретную услугу. Бригада по одному виду монтажа не всегда заменяет другую. Свободный специалист без необходимого оборудования тоже не равен готовому выезду.

Вычтите подтверждённые заказы, известные ограничения и время, которое действительно занимает подготовка и перемещение. Резерв выбирайте по своей истории задержек и характеру работ. Универсальный процент запаса без этих данных не объясняет доступность команды.

Разведите состояния календаря

Не превращайте предварительную запись в твёрдое обещание покупателю. Но и не игнорируйте её совсем: несколько таких записей на один день требуют решения. Назначьте сотрудника, который подтверждает окно и снимает противоречия между менеджерами.

Крупный план

Режим работы задают отдельно от заказов

Публичные настройки календаря

В настройках Битрикс24 видны рабочее время и календарные исключения. Эти параметры конкретной системы не учитывают за вас поездку, подготовку или недоступность нужной бригады.

Источник: Справка Битрикс24.

Учебный расчёт недели

Представим две бригады, каждая доступна пять рабочих дней. Вместе это десять бригадо-дней. На подтверждённые работы требуется восемь, на известные поездки и подготовку - ещё один. Остаётся один бригадо-день до других ограничений. Числа условные.

Два новых заказа по одному дню каждый уже не помещаются в эту неделю. Нельзя подтвердить их только потому, что один менеджер видит свободный четверг, а другой ещё не обновил график. Сначала нужно согласовать последовательность или предложить клиенту другую выполнимую дату.

Если заказы требуют разных специалистов, общего остатка тоже недостаточно. Разложите нагрузку по нужной команде и месту. Итоговый свободный день может оказаться не у той бригады или слишком далеко от объекта.

Как передавать загрузку в предложение

Обновите сроки в карточке и первом ответе там, где они заявлены. Не обещайте «выезд сегодня», если команда может только обсудить задачу сегодня. Это разные действия, и покупатель рассчитывает на названное.

Когда ближайшее окно недоступно, предложите реальный следующий шаг: уточнение объёма, предварительный расчёт или обсуждение другой даты. Не собирайте запись на заведомо невозможное время ради статистики обращений.

Рекламный план согласуйте с фактической способностью выполнять заказ. Возможность менять расписание, объём продвижения или состав предложений проверяйте по текущим инструментам вашего аккаунта. Не применяйте одну команду или настройку ко всем категориям по чужой инструкции.

Крупный план

Защита занятого времени не заменяет согласование

Настройки приглашений

Официальный пример Битрикс24 содержит запрет приглашать в события на занятое время. Такая настройка относится к встречам этой системы; она не доказывает подтверждение заказа или отсутствие других ограничений.

Источник: Справка Битрикс24.

Что смотреть после корректировки

Отмечайте, сколько подходящих запросов не удалось принять именно из-за даты. Отдельно фиксируйте отказы по цене, территории и составу услуги. Если все причины объединены в «нет свободных бригад», можно ошибочно ограничить рекламу, хотя проблема в другом.

Сравнивайте обещанный и фактический старт, переносы, несостоявшиеся выезды и завершённые заказы. Занятый календарь не всегда означает прибыльную загрузку: стоимость исполнения и привлечения остаётся отдельной проверкой.

Общий порядок масштабирования Авито описывает рост канала. Здесь критерий конкретнее: команда может выполнить дополнительную работу в согласованных условиях. Для разбора аккаунта подготовьте обезличенный календарь одной недели и причины отказов по датам.

Проверьте одну новую заявку по всей цепочке

Выберите реальное обращение и восстановите, кто проверил специализацию, кто назвал клиенту окно и на каком основании его подтвердили. Затем сравните обещанный старт с фактическим. Если дата изменилась, сохраните причину: затянулась предыдущая работа, не был готов объект или не хватило исходных сведений. Такая проверка показывает, какую часть процесса исправлять, и не требует менять рекламный бюджет по одному заполненному дню.

Частые вопросы

Можно оценивать загрузку только по числу заявок?

Сначала сопоставьте задачи с длительностью и доступностью нужной команды. Подтверждения и следующие шаги удобно сохранять в базе клиентов с Авито.

Предварительная запись занимает время в плане?

Учитывайте её как отдельное состояние и назовите условие подтверждения. Несколько предварительных записей на одно окно требуют решения ответственного.

Нужно полностью останавливать рекламу при занятой неделе?

Решение зависит от выполнимых сроков, спроса и действующих инструментов. Сначала обновите обещания и проверьте, какие новые заказы команда сможет принять.